Hur analysera du affärens behov?

Kraftfullt strategiskt verktyg – ett sätt att göra en metodisk analys där helheten beaktas!

Vad är ett system? Vilka är ramarna för ett system, hur kan du vinna på att beakta helheten/systemet i sitt arbete att analysera affärens behov? Det här dokumentet tar utgångpunkt i att beskriva vad systemmodell innehåller och hur de olika delarna hänger ihop. Metoder och verktyg är till stor del lånade från stora organisationers sätt att jobba med system som en metod för att få en holistisk vy över affären.

System– en definition

Ett system är ett antal komponenter (delar av systemet) som tillsammans samverkar för att nå ett gemensamt mål. Vidare så kan system förklaras genom att:

• Ett antal komponenter (delar av systemet) som tillsammans samverkar för ett gemensamt mål
• System har input, processer, output och utkomst med ständig feedback i de olika delarna
• Om en del i system ändras/flyttas, så ändras beskaffenheten i helheten
• System kan vara enkla till komplexa
• Det finns många olika system; biologiska (hjärtat), mekaniska system (termostat), mänskliga/mekaniska system (cykla) och sociala system (grupper, vänskap)
• Prestationsförmågan i ett system beror på hur delarna interagerar mellan varandra och hur de agerar oberoende av varandra.

Affärsvärdet i att jobba utifrån en systemmodell

En affärsmässig konsultjobbar oftast med helheten i verksamheten hon ska stödja, där saker och ting inte enkelt kan förklaras linjärt i raka förlopp (orsak och verkan). Att se förändringsprocesser som tar utgångspunkten i helheten snarare än avgränsande delar hör intimt samman med systemtänkande.  Metoden visar tydligt på att många insatser vinner kraft om ett bra grundarbete görs ihop med verksamhetens chefer, detta görs oftast i en analys av vad hon vill uppnå för mål.

Genom att jobba med en systemmodell så når du:

• Mer effektiv problemlösning – För att effektivt lösa problem i organisationer, är det kritiskt att kunna identifiera de riktiga rotorsakerna till problemet och adressera dessa. Utan en klar förståelse av “den stora bilden” av organisationen, tenderar chefer/ledare att fokusera på beteenden och händelser kopplade till problem på arbetsplatsen, snarare än systemet och strukturer som orsakade problemet i grunden.
  
  
• Mer effektivt ledarskap – Ett av de viktigaste ansvarsområden som rollen ledare har är att peka ut riktningen och motivera/engagera andra att följa den. Det är svårt att peka ut riktningen i en organisation och hålla kursen om du inte vet vad som driver den och hur den fungerar. Utan en tydlig förståelse för organisationens helhet och dess natur, så kan ledare gå vilse i “dagliga aktiviteter”, utan att inte ge någon uppmärksamhet till viktigare aktiviteter såsom; planera organisationens övergripande riktning och dess resurser. Som ett resultat så kan ledaren inte “se skogen för alla dessa träd” utan hamnar ni en situation där de jobbare hårdare snarare än effektivt.

• Mer effektiv kommunikation – En av de viktigaste ingredienserna för effektiva system är ständig kommunikation och feedback mellan alla delar i organisationen. Vissa av de första symptomen för en organisation med problem är sporadisk otillräcklig kommunikation. I de situationerna så brottas organisationens medarbetare att se bortom sin egen roll och vad som behöver göras. Utan en klar förståelse för organisationens delar och hur de hänger ihop så blir det svårt att vet vad som ska kommuniceras och till vem.

• Mer effektiv organisationsutveckling – Genom att förstå hela systemet av en organisation och hur de olika delarna hänger ihop med dess funktioner, avdelningar, vad i strategin som styr, vilka affärsresultat som är prioriterade, vilka processer som styr, hur enheterna är uppbyggda och vilka egenskaper/kompetenser de olika enheternas medarbetare har så blir det enklare att effektivt utveckla organisationen.

Att jobba utifrån en systemmodell hjälper er inse att:

• Inget är isolerat i affärer
• Saker är hoplänkade och har påverkan på varandra
• Affären kan se igenom en holistisk lins
• Känna ansvar för helheten och det gemensamma resultatet

Att jobba med en systemisk approach kan göras utifrån många olika tänkbara scenariers:

• Låg presterande ledningsteam
• Ett nytt företags initiativ
• Problem diagnos
• Medarbetarundersökning
• En ny ledare på plats
• Missar finansiella mål
• Integration av ett uppköp
• Omorganisation

Systemmodell – Ramverk

Ramverket är hämtat ifrån Hudson modell. Många stora bolag har snarlik modell, dock så kan de olika boxar trycka på olika affärskritiska delar. Alla systemramverk har däremot samma vertikala uppbyggnad med; Adaptation, Coordination och Outcoimes.

Förhållningssätt och synsätt

Att anlägga en systemsyn är inte något som står i motsatsförhållande till det övriga såsom det linjära eller orsak/verkan.  Som bekant så är vi olika och många vill tolka informationen genom det vi ser, hör, kan ta på eller lukt, medan andra föredrar att se helheter, mönster och system. Dock så kan stora saker som gör skillnad i en verksamhet vinnas på att noggrant analyseras och där fyller systemsynen ett syfte. Den gör att helheten tas med och att samband och kopplingar mellan delar kan registreras.

Verktyg i Systemmodellen – Att ställa frågor

Systemområde	Nyckelfrågor (Exempel)
Omgivningen	Vad händer i de följande områdena som kan påverka vår affär: Social Tekniskt Miljömässigt (kunder, industri, osv) Ekonomiskt Politiskt Vad behöver vi vara uppmärksamma på? Vad kan potentiellt verkligen göra skillnad? Vilka trender ser vi för kunder och partners? Vad kan påverka oss mest? Vad är det mer som händer på marknaden som kan vara av relevans? Vad är det som händer hos konkurrenterna? Vilka är våra viktigaste interna intressenter och vilka är deras förväntningar på oss?
Strategi	För vem finns vi till? Vilket affärsområde är vi i? Hur vet vi att vi är framgångsrika och vilka är de viktigaste åtgärderna för att bli det? Vilka är våra grundläggande principer för verksamheten? Hur väljer vi att konkurrera i vår verksamhet? Vilka är våra grundläggande tekniker? Vem är kunden? Vad är vår lösning till deras behov? Är det övertygande för kunden? Vilka är våra distributionskanaler? Vad måste vi absolut göra rätt internt för att kunna uppnå vår strategi?
Organisationssystem	Vad är det vi optimerar för? Vilket arbete behöver göras för att uppnå vår strategi? Hur kommer arbetet utföras? Hur ska vi på ett effektivt sätt organisera medarbetarna runt arbetet? Vilka är kopplingarna som krävs för att utföra arbetet? Vad gör vi på egen hand? Med andra? Vilket ledningssystem behövs för att säkerställa att vi är på rätt spår och för att kunna göra justeringar?

Systemområde	Nyckelfrågor (Exempel)
Ledarskap	Vilken typ av ledarskap krävs? Från individer och högsta ledning? Vad behöver vi göra tillsammans som ledningsgrupp och vad behöver vi göra själva som individer? Vilka beteenden, färdigheter och kompetenser krävs? Vilka brister finns? Hur åtgärdas dessa? Hur ska beslut tas? Hur ska vi kommunicera med den bredare organisationen? Hur relaterar detta team till andra team både inom och utanför den egna organisationen?
Medarbetare	Vilka färdigheter, kompetenser och beteenden krävs för att uppnå strategin? Vilka brister finns? Hur åtgärdas dessa? Vilka värderingar är viktiga? Vad kommer människor att lära sig här? Hur erkänner vi och belönar människor? Hur håller vi människor engagerade och exalterade över att arbeta här?
Klimat	Anställda: Vet de vad som förväntas av dem och hur dessa förväntningar relaterar till större mål? Har de några begränsningar och onödiga åtaganden som kan begränsa deras kreativitet? Utmanas de genom att höja ribban med chefer och ställa höga men ändå nåbara standarder? Har de rätten, friheten och ansvaret för sitt eget arbete? Vet de vart de står när det gäller prestation och få belöningar och erkännande direkt kopplade till sin prestation? Är de stolta över att tillhöra den egna organisationen och att alla där arbetar tillsammans mot gemensamt mål?
Affärsresultat	Uppnår vi det vi tänkt uppnå från början? Pratar våra kunder om oss på ett sätt som vi vill att de ska prata? Lever våra finansiella resultat upp till våra förväntningar?